Huisartsenpraktijken willen goede zorg leveren, maar verliezen vaak kostbare tijd aan administratie. Protocollen, medicatiebeheer, klachtenregistraties en verlofaanvragen verlopen via verschillende systemen of handmatige processen. Er is geen gebrek aan tools, maar wel aan samenhang. Veel praktijken zijn op zoek naar structuur, automatisering en een partner die hun wereld begrijpt. Niet nóg een generieke oplossing, maar iets wat aansluit bij de dagelijkse praktijk en veilig werkt binnen de vertrouwde Microsoft-omgeving. Voor een regionaal netwerk van huisartsen ontwikkelden wij precies dat: één centrale applicatie waarin alles samenkomt. Efficiënt, veilig en direct toepasbaar zonder extra licentiekosten of technische rompslomp.
De uitdaging
In veel huisartsenpraktijken lopen processen zoals protocolbeheer, medicatiecontrole, klachtenregistratie en verlofaanvragen via losse tools, Excel-bestanden of e-mail. Dit kost tijd, geeft onduidelijkheid en verhoogt de kans op fouten. Vooral in samenwerkingsverbanden met meerdere praktijken is het lastig om overzicht te houden, grip te hebben op verantwoordelijkheden en gegevens veilig te beheren volgens de AVG.
De oplossing
Binnen een regionaal netwerk van meer dan twintig huisartsenpraktijken ontwikkelden wij een centrale oplossing op basis van Microsoft SharePoint, Power Automate en Teams. Alle praktijken werken nu samen binnen één gratis SharePoint-omgeving, met specifieke modules die volledig zijn afgestemd op de zorgpraktijk.
De oplossing bestaat uit verschillende onderdelen, die elk bijdragen aan meer overzicht, veiligheid en tijdbesparing:
Hoe werkt het?
Protocollenbibliotheek
De protocollen zijn ondergebracht in een centrale documentenbibliotheek in SharePoint. Elk document is voorzien van metadata, zoals vervaldatum, datum van laatste herziening, verantwoordelijke en eigenaar. Praktijken ontvangen automatische notificaties via hun eigen Teams-kanaal zodra een protocol is gewijzigd of binnenkort verloopt. De verantwoordelijke wordt daarbij automatisch getagd, zodat geen enkele update over het hoofd wordt gezien.
Medicatie Vervalchecker
Voor medicatie in spoedkoffers en behandelkamers is een slim overzicht ontwikkeld. Praktijken kunnen eenvoudig medicatie toevoegen, bewerken of verwijderen. Vervaldatums worden nauwkeurig bewaakt, en zodra medicatie bijna verloopt, ontvangt de praktijk automatisch een waarschuwing via Teams.
Vierdimensionale Klachtenlijst (4DKL)
De eerder handmatig verwerkte 4DKL is nu volledig geautomatiseerd. Praktijken gebruiken één URL voor het invullen van het formulier, waarbij via parameters automatisch de juiste praktijk wordt gekoppeld. De gegevens worden tijdelijk opgeslagen, automatisch berekend en na 30 dagen verwijderd. Resultaten zijn uitsluitend via de applicatie te bekijken, geheel in lijn met de AVG.
Veilig Incident Melden (VIM)
Voor incidentregistratie is een centraal VIM-formulier ontwikkeld dat door alle praktijken wordt gebruikt. Gegevens worden veilig opgeslagen in een SharePoint-lijst per praktijk. Een dashboard toont de status van meldingen, inclusief openstaande acties en maatregelen. Meldingen kunnen worden afgesloten zodra opvolging is vastgelegd. Via een zoekfunctie is de meldhistorie eenvoudig te doorzoeken.
Verlofaanvragen & goedkeuring
Medewerkers vragen digitaal verlof aan via een intern formulier. Managers ontvangen automatisch een melding via Teams om de aanvraag te beoordelen. Zowel de medewerker als de manager kan eenvoudig de status en volledige historie van verlofaanvragen terugzien.
Het resultaat
Deze oplossing geeft huisartsenpraktijken rust en controle. Door processen te standaardiseren, automatiseren en integreren binnen Microsoft 365 ontstaat er één centrale werkomgeving waarin alles samenkomt. Het platform groeit mee met het netwerk en kan eenvoudig uitgebreid worden met nieuwe modules of praktijken.
Ook behoefte aan meer overzicht en minder handmatig werk in de zorg?
Neem vrijblijvend contact met ons op. We vertellen u graag over de mogelijkheden.
Neem contact op
Praktijk review:
We zijn begonnen met één module, maar inmiddels kunnen we ons de praktijk zonder dit platform niet meer voorstellen. Alles is overzichtelijk, notificaties komen automatisch binnen en medewerkers weten precies waar ze moeten zijn. Geen losse Excelletjes meer, geen zoektochten naar protocollen. Het geeft rust en dat is in de huisartsenzorg goud waard.
- Praktijkmanager van huisartsenpraktijk binnen een regionaal samenwerkingsverband
Samenwerkingscollectief Huisartsen
Dr. Kerkman | Manager Service