Gebruik een vaste workflow wanneer de stappen en beslisregels bekend zijn. Onderzoek AI wanneer informatie eerst moet worden geïnterpreteerd, zoals een vrij geschreven aanvraag. Vaak heb je beide nodig: AI bereidt een voorstel voor, een gecontroleerde workflow voert de toegestane vervolgstap uit.
De vergelijking tussen een AI-agent en Power Automate is dus geen keuze tussen modern en ouderwets. Een agent is een manier om taken met AI te ondersteunen. Power Automate is een omgeving voor automatisering. De juiste combinatie volgt uit het proces en de gevolgen van een verkeerde stap.
Begin bij wat voorspelbaar moet zijn
Een aanvraag boven een afgesproken bedrag moet naar een bevoegde beoordelaar. Een verplichte klantcode moet aanwezig zijn. Een goedgekeurde bestelling mag niet twee keer worden doorgestuurd. Dit soort regels wil je expliciet vastleggen en testen, niet telkens door een taalmodel laten bedenken.
Power Automate kan een bouwroute zijn voor werkstromen binnen je bestaande omgeving. Controleer wel de beschikbare koppelingen, licenties en beheermogelijkheden. Een connector in een catalogus bewijst nog niet dat jouw volledige proces daarmee betrouwbaar werkt.
Waar kan een AI-agent helpen?
Neem een fictieve aanvraag die per e-mail binnenkomt. De ene klant schrijft een korte vraag, de andere stuurt een lange beschrijving met bijlagen. AI kan helpen de bedoeling te herkennen en een eerste indeling voor te stellen. Dat is iets anders dan zelfstandig een contract toezeggen of een betaling klaarzetten.
Spreek af welke onzekerheid acceptabel is. Ontbreekt een klantnummer of zijn er tegenstrijdige gegevens, laat de toepassing dan doorvragen of het werk aan een medewerker geven. Een aannemelijke interpretatie is geen vervanging voor ontbrekende feiten.
Ontwerp de overdracht tussen voorstel en uitvoering
Leg vast welk resultaat de AI-stap oplevert en welke controles daarna volgen. Denk aan klantidentiteit, verplichte velden, toestemming en de bevoegdheid om een wijziging te doen. Een medewerker moet een belangrijk voorstel kunnen beoordelen voordat het wordt uitgevoerd.
Controleer ook de einduitkomst. Een opdracht versturen is niet hetzelfde als een succesvolle verwerking in het bronsysteem. Maak mislukte stappen zichtbaar en bepaal wie ze oppakt. Lees daarvoor ook onze aanpak voor bedrijfsprocessen automatiseren.
Test niet alleen de normale aanvraag
Gebruik een onvolledige aanvraag, een dubbele opdracht en een tijdelijk onbereikbare bestemming. Vraag wat de medewerker dan ziet en of hij veilig verder kan. Kijk daarnaast of het systeem dezelfde informatie niet op twee plekken onafhankelijk gaat beheren.
The Spidermonkeys helpt bepalen welke delen vaste regels vragen en waar interpretatie waarde toevoegt. We onderzoeken eerst bestaande mogelijkheden. Maatwerk komt pas in beeld wanneer de procesvraag daar aanleiding toe geeft. Neem één terugkerende taak mee naar een kennismaking.