We hebben de Excel-eilandjes nog niet overal opgeruimd. Ondertussen zie ik de AI-eilandjes alweer ontstaan.
In gesprekken met ondernemers kom ik het steeds tegen. Iemand maakt iets handigs met ChatGPT. Een collega gebruikt Claude. Er loopt een klein Copilot-project. Allemaal begrijpelijke initiatieven, vaak met goede ideeën en enthousiaste mensen. Maar stel één vraag en het wordt stil: hoe werken die initiatieven samen voor het bedrijf?
Dat is voor mij de belangrijkste vraag over AI. Niet welke tool deze week het meeste kan, maar of je organisatie er als geheel beter van gaat werken.
We herkennen dit patroon. Het heette vroeger Excel.
Iedereen kon wel iets in Excel. De één maakte een eenvoudig lijstje, de ander een prachtig dashboard. Een bestand ging naar een collega, die er een tabblad aan toevoegde. Daarna kwam er een kopie voor een andere afdeling.
Het begon als een oplossing. Tot iemand wilde weten welke versie klopte, waar een getal vandaan kwam of wie de laatste wijziging had gedaan. Het bedrijf had niet één overzicht, maar verschillende waarheden.
Met AI zie ik een vergelijkbare beweging. De persoonlijke oplossing wordt sneller en krachtiger, maar de samenhang ontstaat niet vanzelf. Een handige prompt in iemands chatgeschiedenis is nog geen bedrijfsproces. En een assistent die alleen jouw documenten kent, lost niet automatisch de informatievraag van je collega op.
Het probleem is niet dat medewerkers experimenteren. Dat is juist waardevol. Het probleem ontstaat als het bedrijf geen richting geeft aan wat er daarna met die experimenten gebeurt.
Een nieuwe AI-tool lost een oude informatievraag niet op
Wanneer ik ondernemers spreek, komen vaak dezelfde vragen terug. Waar zetten we onze documenten neer? Hoe vinden mensen de juiste informatie? Hoe zorgen we dat handleidingen worden gevolgd? Hoe werken we op één manier? En hoe krijg ik als directeur inzicht in waar we staan?
Dat zijn geen nieuwe vragen. Sommige bedrijven denken er al jaren over na. AI maakt het aantrekkelijk om nu snel iets te bouwen. Maar een mooie interface verandert niet vanzelf de afspraken onder de motorkap.
Als twee documenten elkaar tegenspreken, moet iemand bepalen welke leidend is. Als klantgegevens op verschillende plekken staan, moet duidelijk zijn welk systeem de bron is. En als een medewerker iets mag aanpassen, hoort daar een bewuste keuze over toegang en verantwoordelijkheid bij.
Een AI-assistent kan je helpen met informatie. Hij kan niet namens je directie bepalen hoe je bedrijf hoort te werken.
De koers hoort bij directie en management
Daarom vind ik dat een samenhangende AI-aanpak vanuit het bedrijf moet beginnen. Vanuit de mensen die de koers bepalen, samen met de medewerkers die het dagelijkse werk kennen. Niet vanuit een verbod op alles wat nieuw is. Wel vanuit duidelijke keuzes.
Wat willen we beter organiseren? Welke informatie moet betrouwbaar en vindbaar zijn? Welke handelingen willen we eenvoudiger maken? Waar blijft een menselijke controle nodig?
Je hoeft daarvoor niet eerst een enorm strategiedocument te schrijven. Een heldere horizon is genoeg om de eerste stappen te kiezen. Bijvoorbeeld: iedereen werkt met dezelfde klantinformatie, nieuwe kennis wordt op één herkenbare manier toegevoegd en medewerkers hoeven niet vijf systemen af te zoeken voor een antwoord.
Van daaruit beoordeel je een AI-initiatief anders. Niet alleen: bespaart dit iemand tijd? Ook: helpt dit ons naar die gezamenlijke manier van werken?
Maak de goede manier de makkelijkste manier
Een afspraak op papier is niet genoeg als de dagelijkse praktijk ingewikkeld blijft. Wanneer een medewerker tien stappen nodig heeft om informatie correct op te slaan, is het niet verrassend dat die informatie ergens anders belandt.
Mijn uitgangspunt is daarom: bied het werk zo aan dat de goede manier de vanzelfsprekende manier wordt. Eén centrale ingang. Duidelijke informatiebronnen. Zo weinig mogelijk onnodige handelingen.
Dat betekent niet dat AI nooit fouten kan maken. Het betekent wel dat je minder afhankelijk wordt van losse gewoontes. Je richt rechten, controles en bevestigingen bewust in. Zo maak je ongewenste handelingen moeilijker en houd je belangrijke beslissingen controleerbaar.
Eén ingang hoeft overigens niet te betekenen dat alle gegevens naar één nieuw systeem moeten verhuizen. Het gaat om samenhang: weten waar de informatie thuishoort en die op een begrijpelijke manier beschikbaar maken.
SpiderApps: één chatbalk, verbonden met je werk
Met SpiderApps ontwikkelen we die aanpak samen met en voor klanten. De richting is één chatbalk waarin je vragen kunt stellen, informatie kunt toevoegen en handelingen in gekoppelde systemen kunt laten uitvoeren. Niet nóg een eiland, maar een laag die het bestaande werk verbindt.
Neem een adreswijziging in je CRM. Nu zoek je de klant op, open je het juiste scherm, klik je op bewerken en pas je de straatnaam aan. De werkwijze die we willen bieden is eenvoudiger: je vertelt je AI-assistent wat er moet veranderen.
Bijvoorbeeld: wijzig het bezoekadres van deze klant naar het nieuwe adres. De assistent moet dan weten welke klant je bedoelt, welke velden aangepast moeten worden en of je die wijziging mag doen. Waar nodig hoort er eerst een controle of bevestiging bij. Welke acties beschikbaar zijn, richten we per klant in.
Hetzelfde uitgangspunt geldt voor kennis. Je wilt een vraag kunnen stellen én nieuwe informatie laagdrempelig kunnen toevoegen. Niet alleen antwoorden krijgen, maar ook zorgen dat bruikbare kennis op de afgesproken plek terechtkomt.
De waarde zit dus niet uitsluitend in de chatbalk. Die zit in de verbinding met je informatie, je processen en de afspraken van je bedrijf.
Niet één tool centraal stellen, maar jouw bedrijf
Wij ontwikkelen met verschillende AI-tools. We volgen nieuwe mogelijkheden en kiezen wat past bij het werk dat moet gebeuren. Het doel is niet om een bedrijf afhankelijk te maken van één favoriete tool. Het doel is een bruikbare manier van werken.
Een sterk taalmodel kan een onderdeel van de oplossing zijn. Net als een bestaande Microsoft 365-functie, een koppeling of maatwerksoftware. De bedrijfskoers blijft het vertrekpunt. De technologie volgt.
Dat geeft medewerkers ruimte om te profiteren van nieuwe mogelijkheden, zonder dat iedere vernieuwing opnieuw een los initiatief hoeft te worden.
De horizon bepalen. Daarna samen lopen.
Ik geloof niet in eerst alles dichttimmeren en dan zestig dagen wachten op een groot project waarvan je pas aan het einde ziet of het aansluit. Ik geloof in een duidelijke horizon en kleine stappen die je onderweg kunt toetsen.
We beginnen met een herkenbare vraag uit het dagelijkse werk. We maken de eerste verbetering, laten medewerkers ermee werken en bekijken wat goed gaat en wat aangepast moet worden. Daarna pakken we de volgende stap.
Dat doen we op basis van een vaste maandovereenkomst. Zo is er ruimte om samen te ontwikkelen, te leren en bij te sturen. Niet elke wens hoeft vooraf perfect beschreven te zijn. Wel moet iedere stap passen bij de richting die we samen hebben gekozen.
Waar wil je dat je bedrijf naartoe groeit?
Als AI bij jou nu vooral bestaat uit losse experimenten, hoef je die niet allemaal weg te gooien. Ze laten zien waar medewerkers kansen zien. Gebruik dat als vertrekpunt, maar laat het niet het eindpunt zijn.
De vraag voor directie en management is niet alleen: wat kunnen we met AI? De vraag is: hoe willen we als bedrijf werken, en welke rol krijgt AI daarin?
Daar helpen we graag bij. De horizon uitstippelen, een haalbare eerste stap kiezen en vervolgens samen de wandeling maken. Zodat je niet een verzameling slimme eilandjes krijgt, maar een bedrijf dat slimmer samenwerkt.