Een goedkeuringsproces automatiseren betekent dat aanvragen bij de juiste verantwoordelijke terechtkomen, de status zichtbaar is en besluiten worden vastgelegd. De software ondersteunt de besluitvorming. Je moet eerst afspreken wie mag goedkeuren, welke informatie nodig is en wat bij uitzonderingen gebeurt.
Een formulier is nog geen goedkeuringsproces
Een aanvraagformulier kan gegevens verzamelen, maar lost onduidelijke beslisregels niet op. Begin daarom met vragen als: is één akkoord voldoende, zijn meerdere besluiten nodig en hangt de route af van het bedrag of het type aanvraag?
Beschrijf ook wie een aanvraag mag indienen en hoe een afwijzing wordt teruggekoppeld. Zonder die afspraken verplaatst het zoeken en navragen zich van de mailbox naar de nieuwe toepassing.
Leg de route en de uitzonderingen vast
Een bruikbaar proces kent meer situaties dan alleen goedgekeurd en afgewezen. Een aanvraag kan onvolledig zijn, een verantwoordelijke kan afwezig zijn en de indiener kan de inhoud wijzigen terwijl het besluit nog openstaat.
Spreek af welke wijzigingen een nieuw akkoord vereisen. Een goedkeuring voor een aankoop van een bepaald bedrag mag niet ongemerkt blijven gelden wanneer dat bedrag later wordt verhoogd.
Voorbeeld: een aankoopaanvraag
Stel dat een medewerker een aankoop aanvraagt. De aanvraag bevat een omschrijving, onderbouwing en kostenindicatie. Op basis van vooraf afgesproken regels gaat die naar een verantwoordelijke.
Na akkoord kan een vervolgstap worden klaargezet. Een automatische bestelling is een afzonderlijke keuze: het bedrijf moet daar toestemming, budgetregels en een geschikte koppeling voor hebben. Een eerste versie kan daarom volstaan met goedkeuring, status en overdracht aan de inkoper.
Welke informatie moet je vastleggen?
- De oorspronkelijke aanvraag en relevante bijlagen.
- De aangewezen verantwoordelijke en eventuele vervanger.
- Het besluit, de toelichting en het moment van beslissen.
- Wijzigingen die invloed hebben op het akkoord.
- De status van de vervolgstap.
Bepaal daarnaast hoe lang deze informatie nodig is en wie haar mag bekijken. Een besluitgeschiedenis is nuttig, maar geen reden om zonder doel alle gegevens onbeperkt te bewaren.
Kies de eenvoudigste passende oplossing
Binnen Microsoft 365 kan Power Automate goedkeuringsverzoeken ondersteunen. Microsoft beschrijft hiervoor verschillende besluitvormen, waaronder een reactie van één verantwoordelijke of akkoord van iedereen. Welke optie geschikt is, hangt af van je proces.
Een proces met externe gebruikers, veel uitzonderingen of een eigen portaal kan andere eisen stellen. Onderzoek daarom eerst wat in de bestaande omgeving kan en waar aanvullende software waarde toevoegt.
Waar komt SpiderApps in beeld?
Met SpiderApps brengen we de procesregels, gebruikers en benodigde koppelingen in een Blueprint samen. Herbruikbare onderdelen worden gecombineerd met de specifieke werkwijze. De oplossing moet ook laten zien wanneer iets niet is gelukt.
Veelgestelde vraag: kunnen herinneringen een proces vanzelf sneller maken?
Herinneringen helpen alleen als duidelijk is wie verantwoordelijk is en wanneer een besluit nodig is. Te veel meldingen kunnen juist worden genegeerd. Maak daarom eerst de route eenvoudig en meet vervolgens de wachttijd. Test de eerste versie ook met een afwijzing, afwezigheid en gewijzigde aanvraag.