Wat is OneDrive en hoe werkt het?

Een medewerker verliest een laptop en raakt daarmee drie weken werk kwijt. Dat scenario verdwijnt zodra bestanden in de cloud staan. Wat is OneDrive precies? OneDrive is de online opslagdienst van Microsoft waarin bestanden en mappen in de cloud staan. Bestanden zijn daardoor toegankelijk vanaf verschillende apparaten en blijven behouden na verlies van een harde schijf.

Wat is OneDrive?

OneDrive is de cloudopslagdienst van Microsoft, gekoppeld aan een Microsoft-account. Bestanden die in OneDrive staan, staan tegelijk op de servers van Microsoft en op de apparaten waarop de OneDrive-app draait.

Microsoft OneDrive is onderdeel van Microsoft 365 en werkt samen met Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Een Word-document dat op een laptop opent, opent even goed op een telefoon, in dezelfde versie en met dezelfde wijzigingen.

Een gratis Microsoft account geeft toegang tot 5 GB gratis opslagruimte. Zakelijke abonnementen verhogen dat naar 1 TB per gebruiker.

Hoe werkt OneDrive op je pc?

OneDrive werkt via een app die een map op de computer synchroniseert met de cloud. Die map verschijnt in de Verkenner op Windows, met een wolkje of vinkje naast elk bestand.

Synchroniseren

De OneDrive-app kopieert wijzigingen automatisch naar de cloud. Sla je een Excel-bestand op de laptop op, dan staat de meest recente versie binnen enkele seconden ook online. Werk je zonder internetverbinding, dan synchroniseert de app zodra de verbinding terugkeert.

Bestanden op aanvraag

Bestanden op aanvraag toont alle bestanden in de Verkenner zonder ze te downloaden. Een wolkje betekent: staat online. Een groen vinkje betekent: staat ook lokaal op de harde schijf. Deze functie bespaart schijfruimte op laptops met een kleine SSD.

Versiegeschiedenis

OneDrive bewaart verschillende versies van een bestand. Een document dat per ongeluk werd overschreven, is terug te zetten via de versiegeschiedenis in het rechtermuisknopmenu.

Hoeveel opslagruimte biedt OneDrive?

De opslagruimte hangt af van het abonnement:

1 TB komt neer op ongeveer 200.000 Office-documenten of 250 uur video. Voor persoonlijke werkbestanden volstaat die ruimte ruimschoots. Loopt de opslag toch vol, dan ligt de oorzaak meestal bij bestanden die in een teamomgeving thuishoren.

Bestanden delen vanuit OneDrive

Delen gebeurt via een gedeelde link naar een bestand of map. De link geeft leesrechten of bewerkrechten, afhankelijk van de instelling die de eigenaar kiest.

Drie deelopties komen het vaakst voor:

• Delen met specifieke personen binnen de organisatie, met verplichte aanmelding.
• Delen met externe personen via een e-mailadres, waarbij verificatie vereist blijft.
• Delen via een link met vervaldatum, bruikbaar voor tijdelijke toegang.

E-mailbijlagen verdwijnen daarmee uit het proces. Iedereen werkt in hetzelfde bestand in plaats van in zeven versies met de toevoeging “definitief_v3”.

Is OneDrive veilig?

OneDrive versleutelt bestanden tijdens verzending en tijdens opslag. Twee extra beveiligingslagen verdienen aandacht.

De persoonlijke kluis beschermt gevoelige bestanden zoals paspoortscans met een tweede verificatiestap. De kluis vergrendelt zichzelf automatisch na een periode van inactiviteit.

Ransomwaredetectie herkent verdachte versleuteling van grote aantallen bestanden en waarschuwt de gebruiker, met een herstelpunt tot 30 dagen terug.

Zakelijke omgevingen voegen daar Multi-Factor Authenticatie en Conditional Access aan toe. Die inrichting hoort bij Microsoft 365 beveiliging en compliance, waarin toegangsbeleid en data-encryptie centraal worden geregeld.

Wat is het verschil tussen OneDrive en OneDrive voor bedrijven?

OneDrive voor bedrijven hangt onder de Microsoft 365-tenant van de organisatie. De persoonlijke variant hangt onder een privé Microsoft-account.

Het onderscheid telt op het moment dat een medewerker vertrekt. Bij een werkaccount draagt de beheerder de bestanden over aan een collega. Bij een privéaccount blijft de toegang bij de vertrekkende medewerker.

Wat gebeurt er als je OneDrive uitschakelt?

Uitschakelen van OneDrive stopt de synchronisatie. Bestanden verdwijnen niet: de bestanden in de cloud blijven bereikbaar via de browser, de lokale kopieën blijven op de computer staan.

Verwijder je de OneDrive-app volledig van een Windows-pc, dan blijven de online bestanden eveneens bestaan. Bestanden die uitsluitend online stonden en niet lokaal waren gedownload, verdwijnen wel uit de Verkenner. Download die bestanden eerst, als lokale toegang nodig blijft na verwijdering.

Waar OneDrive stopt en SharePoint begint

OneDrive dient voor persoonlijke bestanden en concepten. Documenten die een heel team raakt, horen in SharePoint. De grens loopt bij de vraag: verdwijnt dit document uit beeld zodra deze medewerker vertrekt?

Beide diensten draaien op hetzelfde platform, wat de verwarring verklaart. Het volledige onderscheid, inclusief opslaglimieten per site en eigenaarschap van documenten, staat in het artikel over het verschil tussen OneDrive en SharePoint. Het verdelen van bestaande bestanden over beide diensten pakken wij op binnen SharePoint & OneDrive optimalisatie.

Wie OneDrive naast Google Drive overweegt, vindt de vergelijking op prijs, opslag en integratie in het artikel over het verschil tussen OneDrive en Google Drive.

Drie signalen dat OneDrive verkeerd wordt gebruikt

Deze drie situaties komen in vrijwel elke omgeving voor:

• Een medewerker bewaart het complete klantarchief in de eigen OneDrive.
• Een laptop meldt wekelijks een volle schijf door duizenden lokaal gedownloade bestanden.
• Een collega vraagt een document op bij iemand die met vakantie is.

Elk signaal wijst op dezelfde oorzaak: bestanden staan in persoonlijke opslag terwijl die bestanden bij een team horen. Het herstellen daarvan vraagt om een verhuizing van documenten en om afspraken over waar wat thuishoort. Het dagelijkse beheer van accounts, licenties en toegangsrechten dat daarbij hoort, loopt via Microsoft 365 beheer.