Hoe werkt Microsoft Teams?
Microsoft Teams werkt als één centrale plek waar je chat, belt, vergadert en samenwerkt aan documenten. Microsoft Teams brengt de communicatie en samenwerking van je organisatie samen in één app, onderdeel van Microsoft 365. Je werkt in teams en kanalen, deelt bestanden en houdt vergaderingen zonder tussen losse programma’s te schakelen. Je gebruikt Teams door je gesprekken per onderwerp te ordenen in kanalen en je documenten in het team te bewaren in plaats van in de mail. Deze pagina legt uit hoe Microsoft Teams werkt, van chatten tot vergaderen, en hoe je het slim gebruikt.
Wat heb je nodig om Teams te gebruiken?
Om Microsoft Teams te gebruiken heb je een Microsoft 365-account en de Teams-app nodig. Microsoft Teams werkt in de webbrowser, als desktop-app en als mobiele app op je smartphone. Zo werk je onderweg net zo makkelijk als op kantoor. Een gratis versie bestaat ook, met een tijdslimiet van 60 minuten per vergadering. Bedrijven gebruiken vrijwel altijd de zakelijke versie binnen Microsoft 365, omdat die integreert met Outlook, SharePoint en OneDrive.
Hoe werken teams en kanalen?
Een team in Microsoft Teams is een groep mensen, bijvoorbeeld een afdeling of een projectgroep. Binnen een team maak je kanalen aan voor specifieke onderwerpen, zodat gesprekken en bestanden geordend blijven. Eigenaren beheren de instellingen en bepalen wie toegang krijgt tot het team. Zo houd je overzicht, ook als een team groeit. Elk kanaal geeft een melding bij nieuwe berichten, zodat je niets belangrijks mist. Een periodieke controle van de toegangsrechten houdt de omgeving veilig.
Hoe werkt chatten, bellen en vergaderen?
In Microsoft Teams chat je met collega’s, voer je groepsgesprekken en start je audio- en videogesprekken. Voor een chat of oproep klik je op de contactpersoon en kies je bellen of videobellen. Tijdens een gesprek deel je je scherm, zodat iedereen dezelfde presentatie of hetzelfde document ziet. Vergaderingen plan je via de agenda, die gekoppeld is aan Outlook. Aan elke uitnodiging voegt Teams automatisch een vergaderlink toe, zodat deelnemers met één klik deelnemen. Je neemt vergaderingen op, en Intelligent Meeting Recap maakt automatisch een samenvatting met transcriptie en notities. Zo mist niemand de actiepunten, ook wie er niet bij was.
Hoe werkt een uitnodiging en hoe neem je deel?
Je neemt deel aan een vergadering door op de vergaderlink in de uitnodiging te klikken. Gasten zonder Teams-account nemen als deelnemer deel via diezelfde link, zonder iets te installeren. Deelnemen kan vanaf de desktop, de browser of de mobiele app, waar je ook bent. Voor een team nodig je gasten uit met hun e-mailadres, waarna ze worden toegevoegd via een uitnodiging. Binnen een paar seconden zijn ze lid en werken ze mee. Zo werk je ook samen met externe partijen buiten je eigen organisatie.
Hoe deel je bestanden in Microsoft Teams?
Bestanden delen doe je in Microsoft Teams door ze in een kanaal te plaatsen of naar een chat te slepen. In een kanaal kan het hele team erbij, in een chat alleen de personen in dat gesprek. De bestanden worden veilig opgeslagen in de cloud, achter de schermen via SharePoint. Daardoor werkt iedereen altijd met de meest actuele documenten, zonder losse versies in de mail. Je bewerkt Word, Excel en PowerPoint rechtstreeks in Teams, tegelijk met collega’s in hetzelfde document. Zo werk je samen aan één bestand in plaats van vijf kopieën te delen. Waar SharePoint en Teams precies in verschillen, lees je in ons artikel over het verschil tussen Teams en SharePoint.
Welke apps koppel je aan Microsoft Teams?
Microsoft Teams wordt krachtiger met aanvullende apps en integraties. Via het onderdeel Apps voeg je toepassingen toe zoals Planner voor takenbeheer en OneNote voor notities. Met Power Automate automatiseer je processen, zoals meldingen en goedkeuringen, rechtstreeks in Teams. Voor uitgebreidere automatisering met Power Apps zetten wij het Microsoft Power Platform in. Zo groeit Teams mee met de manier waarop jouw organisatie werkt.
Zo haal je het maximale uit Microsoft Teams
Microsoft Teams is ontworpen om de digitale werkplek samen te brengen, ideaal voor hybride en thuiswerken. De techniek werkt direct, maar het rendement zit in een goede opzet: de juiste kanalen, machtigingen en koppeling met SharePoint. Wij regelen dat voor je:
- We richten je teams, kanalen en toegangsrechten logisch in.
- We koppelen Teams aan SharePoint en OneDrive voor veilige bestanden.
- We trainen je team, zodat iedereen Teams efficiënt gebruikt.
De complete Microsoft Teams implementatie nemen we van begin tot eind uit handen, inclusief training en adoptie. Voor het doorlopende beheer van Microsoft 365 blijven wij daarna je vaste aanspreekpunt. Geen losse IT-partijen, geen gedoe. Eén partij die het regelt.
Klaar om met Teams aan de slag te gaan?
Kies je voor The Spidermonkeys? Dan kies je voor een Microsoft Teams-omgeving die past bij hoe jouw team werkt, veilig gekoppeld aan SharePoint en OneDrive. Doe je niets? Dan blijf je vergaderen in losse tools en zoeken naar bestanden die overal en nergens staan. Wij zorgen dat Teams gewoon werkt, zonder gedoe voor je medewerkers.
Neem contact op en we zetten Microsoft Teams samen goed neer.
