Goed nieuws! Een nieuwe collega start vandaag. Eindelijk versterking binnen je afdeling. Een eerste dag is altijd wat spannend. Heel veel informatie die er te delen is over de werking van het bedrijf. Afspraken en regels, uitleg van de verschillende systemen waarmee gewerkt wordt, noem maar op.
“En waar kan ik al deze informatie terugvinden? Staat dit ergens centraal?”. Een veelgestelde vraag waar je soms het antwoord niet op hebt. Sommige informatie is te vinden bij het sales-team, andere kun je best aan HR vragen. Handig? Verre van!
Dit moet tegenwoordig toch makkelijker kunnen, maar hoe?
Intranet
Het antwoord is: Intranet. Met Intranet kun je alle informatie op één plek verzamelen. Het is een interne website waarop alle documenten die binnen de organisatie gedeeld moeten worden, geplaatst kunnen worden. Het vormt de centrale online hub voor jouw organisatie waarbinnen medewerkers makkelijk informatie kunnen delen, terugvinden en in een document kunnen samenwerken.
Maar Intranet is meer dan enkel een tool om online bestanden te delen. Het vormt de oplossing voor samenwerking, communicatie, betrokkenheid en kennisbeheer. Organisaties kunnen via Intranet makkelijk bedrijfsnieuws delen waar medewerkers op kunnen reageren, er kan een smoelenboek gecreëerd worden waar alle medewerkers in worden voorgesteld,… Kortom, de mogelijkheden met een Intranet zijn eindeloos!
Deze rijke informatiebron zorgt ervoor dat medewerkers hun werk efficiënt kunnen uitvoeren. Met zijn eenvoudige gebruikersinterface en zoekfunctie vindt elke medewerker in no-time waar hij naar op zoek is. En de nieuwe medewerker? Zijn onboarding verloopt een stuk vlotter. Het enige dat hij/zij nodig heeft is een log-in tot het Intranet portaal en de deuren tot alle informatie openen zich!
Over sharepoint
Maar voor welk Intranet kies je dan? Er zijn ontelbaar veel soorten tools voor kennis- en documentbeheer beschikbaar voor een intranet, dat een keuze maken soms moeilijk kan zijn. Werkt jouw organisatie met Microsoft 365? Dan heb je de volledige toolkit om je eigen intranet te bouwen reeds in huis. Binnen Microsoft 365 vind je namelijk Sharepoint die je volledig kan laten inrichten naar de behoeften van jouw organisatie.
Sharepoint is de oplossing van Microsoft voor het organiseren, beheren en stroomlijnen van alle documenten en processen binnen jouw organisatie. De mogelijkheden van Sharepoint voor een intranet zijn eindeloos. Zo kun je per afdeling een interactieve pagina aanmaken waar nieuws wordt gedeeld, op elkaar wordt gereageerd en waar uiteraard bestanden, gegevens en andere informatie kan worden aangemaakt, opgeslagen, bewerkt en gedeeld.
De voordelen van sharepoint
1. Veilige omgeving
Sharepoint biedt een veilige online omgeving aan om informatie te delen en samen te werken binnen verschillende documenten. In Sharepoint zijn meerdere veiligheidsmaatregelen geïntegreerd om zo datalekken en ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Zonder enige beperking van het delen van informatie. Je hebt de mogelijkheid om tot bestandsniveau de rechten te beheren voor inzage en bewerking en veiligheidsupdates worden automatisch verwerkt.
2. Cloud-based
Sharepoint is beschikbaar in de cloud. Via elk device, ongeacht de locatie is toegang tot Sharepoint mogelijk. Daarnaast ben je niet gebonden aan de servercapaciteit van je bedrijf, zo is die zorg ook meteen weg! Bovendien bespaar je kosten aangezien je geen serverparken meer dient te onderhouden. Informatiebeheer wordt zo een stuk makkelijker. Alle informatie wordt opgeslagen binnen de Microsoft Cloud en is niet versnipperd over aparte applicaties.
3. Samenwerken
Dankzij Sharepoint wordt het samenwerken aan documenten makkelijk gemaakt. Bovendien zie je via de live-feed wie er tegelijkertijd met jou in het document aan het werken is. Resultaat? Je bespaart tijd en er is minder kans op miscommunicatie.
4. Consistente beleving van het platform
Sharepoint is geïntegreerd met Microsof Teams, Office Suite, CRM systemen en kan gekoppeld worden met bijvoorbeeld Power Apps. Via één portaal heb je toegang tot alle informatie die je mogelijk nodig hebt voor je dagelijkse werk.
5. Makkelijk adoptieproces
Iedereen heeft gewerkt met Microsoft Office tools als Word en Excel. Kortom, Microsoft Office is bekend. Dit zorgt ervoor dat elke medewerker ook gemakkelijk zijn weg kan vinden in Sharepoint.
Aan de slag met Intranet
In een notendop Sharepoint centraliseert al je bedrijfsinformatie op een veilige manier. Het zorgt letterlijk dat je vanuit één point alle informatie met je team kan sharen. Informatie die nergens en overal te vinden is? Dat is helemaal van de baan! Het aanvragen van vakantie, het indienen van je onkosten, het terugvinden van eender welke informatie is nu een eitje!
Benieuwd hoe je snel aan de slag kan met het uitbouwen van je intranet? The Spidermonkeys helpen je hier graag bij. Met onze ervaring en kennis hebben we jouw Sharepoint up & running in slechts vijf dagen.
Graag hulp bij het centraliseren van je bedrijfsinformatie en zo je organisatie heel wat tijd besparen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek via onderstaande knop.