Direct zicht op hardware, contract en storingen.

Joris is IT beheerder van een middelgrote automatiseerder. Het bedrijf bedient met 100+ medewerkers 5000+ klanten. Voor deze klanten leveren zij hardware in de vorm van computers, laptops, netwerkapparatuur, enz.. Daarnaast zorgen ze voor het onderhoud van deze hardware. Storingen of aanpassingen die door de klant gevraagd worden in configuratie, pakt het bedrijf van Joris op en worden opgelost.

Welke hardware is geleverd? Welke niet?

Joris heeft alle apparatuur vastgelegd, gedocumenteerd in de interne systemen. Meerdere interne systemen, omdat het ene systeem is ontworpen voor een ander doel dan het andere. Er is een uren management en planning systeem waarin alle werkzaamheden worden ingepland, er is een hardware registratiesysteem waarin alles is vastgelegd van de geleverde hardware. Serienummer, aankoopdatum, prijs, contract informatie etc. Er is een documentatie systeem, waarin alle werkzaamheden aan de apparatuur is vastgelegd; iedereen weet van de history aan werkzaamheden op de hardware. Er is veel communicatie tussen de leverancier en de klant over welke hardware wel en niet is geleverd, of hardware uit garantie loopt of welke werkzaamheden er in het verleden gedaan zien en tegen welke kosten. 

Niet meer inloggen in 5 systemen

Joris wil zijn klanten inzicht geven. Welke hardware is er geleverd? Welk contract zit erop? Hoeveel storingen heeft dat apparaat? Hoeveel storingen meldt een medewerker eigenlijk aan? De verschillende systemen van Joris bieden wel een klantportaal, maar dat is nogal klantonvriendelijk: zijn klant zou in 5 systemen moeten inloggen om alle informatie zelf te vinden. Joris wil één centraal klantportaal, waarin de klant makkelijk kan inloggen, zonder dat wéér een extra user ID en wachtwoord noodzakelijk zijn.

Een centraal portal met alle informatie

Met Power Apps bouw je een responsive webportaal. Te gebruiken op de PC maar ook op een tablet of mobiele telefoon. Een klant logt in met zijn eigen Microsoft 365 ID, ofwel zijn eigen bedrijfsaccount zonder dat extra inloggen nodig is. Eenmaal ingelogd is er één centraal portaal met alle informatie en kan hij/zij zich voor 95% helemaal zelf redden. In een oogopslag zijn lijsten van aangeschafte hardware zichtbaar, met de mogelijk om direct een ticket aan te maken in geval van een storing of vraag. Facturen, uren en planningen: ook direct zichbaar. Zelfs de communicatie die eerder heeft plaatsgevonden kan per item worden teruggelezen. Joris kan zijn klant nu 24/7 ongecompliceerd toegang tot de administratie van zijn IT middelen geven.

Onderhoud

Het webportaal wordt 24/7 gemonitord op beschikbaarheid en geeft aan of inloggen mogelijk is. Daarnaast wordt het onderliggende systeem gemonitord op fouten. The Spidermonkeys signaleren fouten direct en zorgen ogenblikkelijk voor een oplossing.