Wat is SharePoint? Functies, gebruik en plek binnen Microsoft 365

Wat is SharePoint? SharePoint is het documentbeheer- en samenwerkingsplatform binnen Microsoft 365. Organisaties slaan documenten centraal op in documentbibliotheken, publiceren nieuws via een intranet en automatiseren goedkeuringen met Power Automate. Dit artikel behandelt de definitie, de werking, de belangrijkste functies en de plek van SharePoint naast OneDrive en Microsoft Teams.

Wat is SharePoint?

Microsoft SharePoint is een webgebaseerd samenwerkings- en documentbeheersysteem dat onderdeel is van Microsoft 365. Medewerkers openen documenten vanaf elk apparaat via de browser, bewerken bestanden real-time met collega’s en vinden informatie terug via de zoekfunctie.

SharePoint ontstond in 2001 als Document Management Systeem (DMS). Die oorsprong verklaart de opzet van het platform: alles draait om documenten, structuur en toegangsrechten. De moderne versie voegt daar intranet, workflows en integratie met andere Microsoft 365-applicaties aan toe.

Een SharePoint-omgeving bestaat uit sites. Elke site hoort bij een team, afdeling of project en bevat documentbibliotheken, lijsten en pagina’s. Een bedrijf van 40 medewerkers werkt in de praktijk met 10 tot 30 sites, afhankelijk van het aantal afdelingen en projecten.

Hoe werkt SharePoint?

SharePoint werkt via sites met documentbibliotheken waarin bestanden centraal in de cloud staan. Vier bouwstenen bepalen de werking van het platform.

Documentbibliotheken

Documentbibliotheken vervangen de netwerkschijf. Elk bestand krijgt versiebeheer, waardoor eerdere versies van een document terug te halen zijn na een foutieve wijziging. Twee collega’s bewerken hetzelfde Word-document tegelijk zonder dat één van beide versies verloren gaat.

Metadata

Metadata beschrijft een document met eigenschappen zoals klant, projectnummer, status en jaar. SharePoint gebruikt metadata voor het organiseren en terugvinden van documenten. Een offerte staat daardoor niet in zeven mappen diep, maar krijgt het label “Offerte” plus de klantnaam.

Lijsten

Lijsten slaan gestructureerde gegevens op zonder database. Organisaties registreren er verlofaanvragen, inventaris, leveranciers of incidenten in. Een lijst gedraagt zich als een tabel met kolommen, filters en weergaven.

Machtigingen

Toegangscontrole bepaalt wie welke map en welk bestand opent. Rechten worden toegekend op site-, bibliotheek- of documentniveau. Beheerders regelen site-permissies via de interface of via PowerShell bij grotere aantallen.

Wat kun je met SharePoint?

SharePoint dekt vijf hoofdtoepassingen binnen een organisatie:

• Documentbeheer: documenten centraal opslaan met versiebeheer, metadata en zoekfunctie.
• Intranet: nieuws, handleidingen en formulieren publiceren op een centrale plek voor alle medewerkers.
• Samenwerking: real-time samen bewerken van Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden.
• Automatisering: goedkeuringsworkflows bouwen met Power Automate, bijvoorbeeld voor facturen of verlof.
• Rapportage: gegevens uit SharePoint-lijsten visualiseren in Power BI-dashboards.

Automatisering levert de grootste tijdwinst op. Een goedkeuringsproces dat via e-mail vier dagen duurt, loopt via Power Automate binnen enkele uren. De workflow stuurt een melding naar Microsoft Teams zodra een nieuw bestand in de bibliotheek staat.

SharePoint Online versus SharePoint Server

SharePoint Online draait in de cloud van Microsoft en zit in vrijwel elk Microsoft 365-abonnement. SharePoint Server draait op eigen servers binnen het bedrijfsnetwerk, de zogenoemde on-premises variant.

De meeste organisaties gebruiken SharePoint Online. De on-premise versie blijft in gebruik bij bedrijven met specifieke eisen rond datalocatie of maatwerkapplicaties.

Deze indeling loopt gelijk met het bredere onderscheid tussen abonnementen en eenmalige licenties, dat we uitwerken in het artikel over Microsoft 365 vs Office 365.

Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint?

Het verschil zit in eigenaarschap. OneDrive is persoonlijke opslag, SharePoint is opslag van de organisatie. Een document in OneDrive hoort bij de medewerker. Een document in SharePoint hoort bij het team en blijft beschikbaar na vertrek van een collega.

Technisch draaien beide diensten op hetzelfde platform. OneDrive is in feite een persoonlijke SharePoint-bibliotheek van 1 TB. Voor de volledige vergelijking, inclusief opslaglimieten en scenario’s per dienst, lees je het artikel over het verschil tussen OneDrive en SharePoint.

Is SharePoint hetzelfde als Teams?

SharePoint is niet hetzelfde als Microsoft Teams. Teams verzorgt de communicatie, SharePoint verzorgt de opslag. Elk Teams-kanaal krijgt automatisch een map binnen een gekoppelde SharePoint-site. Bestanden die medewerkers in een kanaal delen, staan daardoor in SharePoint.

Viva Connections brengt het SharePoint-intranet naar binnen in Teams, waardoor medewerkers nieuws en documenten lezen zonder de app te verlaten. De praktische kant van die integratie staat in het artikel over SharePoint koppelen aan Teams.

Hoe beveiligt SharePoint bedrijfsdocumenten?

SharePoint beveiligt documenten met gegevensversleuteling, toegangsbeheer en compliancebeleid. Vier functies dragen daaraan bij:

• Toegangsbeheer voorkomt dat medewerkers documenten openen buiten hun rechten.
• Datalekpreventie herkent gevoelige informatie zoals BSN’s en blokkeert het delen ervan.
• Retention policies bepalen hoelang documenten bewaard blijven voordat verwijdering volgt.
• Auditing legt vast wie een document opende, wijzigde of verwijderde.

Metadata speelt ook hier een rol: SharePoint identificeert gevoelige informatie op basis van labels en past het beleid automatisch toe. Het inrichten van dit beleid, inclusief Conditional Access en data-encryptie, valt binnen Microsoft 365 beveiliging en compliance.

Hoe kom je in SharePoint?

Medewerkers openen SharePoint via drie routes:

• Via de startpagina office.com en het app-menu linksboven.
• Via Microsoft Teams, in het tabblad Bestanden van een kanaal.
• Via de Verkenner op Windows, na het synchroniseren van een bibliotheek met de OneDrive-app.

De derde route levert de meeste herkenning op bij medewerkers die jarenlang met een netwerkschijf werkten. Een gesynchroniseerde bibliotheek verschijnt als map in de Verkenner, met dezelfde bestandsstructuur als in de browser.

SharePoint inrichten voor jouw organisatie

Een SharePoint-omgeving levert pas rendement op na een doordachte inrichting. De sitestructuur, de mappenstructuur, de metadata en de machtigingen bepalen of medewerkers documenten binnen tien seconden terugvinden of alsnog terugvallen op e-mail.

Wij richten die structuur in binnen SharePoint & OneDrive optimalisatie en zorgen dat medewerkers de nieuwe werkwijze ook daadwerkelijk oppakken via training en adoptie van Microsoft 365.