Verschil tussen OneDrive en SharePoint: wanneer gebruik je wat?

Het verschil tussen OneDrive en SharePoint zit in eigenaarschap van de bestanden. Bij OneDrive is de medewerker eigenaar van het document. Bij SharePoint is de organisatie eigenaar. Beide diensten horen bij Microsoft 365, beide slaan bestanden op in de cloud en beide ondersteunen delen. De keuze bepaalt of een document beschikbaar blijft nadat een collega de organisatie verlaat.

Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint?

OneDrive is persoonlijke opslag voor individuele bestanden. SharePoint is centrale opslag voor teamdocumenten en gedeelde informatie. Onderstaande tabel zet de belangrijkste eigenschappen naast elkaar.

SharePoint en OneDrive delen dezelfde technische basis. OneDrive is feitelijk een persoonlijke documentbibliotheek binnen hetzelfde platform, wat de gelijkenis in de gebruikersinterface verklaart.

Eigenaarschap: medewerker versus organisatie

Bestanden in OneDrive staan standaard privé en zijn eigendom van de gebruiker. Niemand anders opent die bestanden, totdat de eigenaar een link deelt.

Bestanden in SharePoint zijn eigendom van de organisatie, niet van individuele gebruikers. Teamleden met de juiste machtigingen openen documenten direct, zonder tussenkomst van de persoon die het bestand aanmaakte.

Dat onderscheid heeft gevolgen voor continuïteit. Een offerte in de persoonlijke OneDrive van een accountmanager blijft onvindbaar voor collega’s tijdens ziekte of vakantie. Dezelfde offerte in een SharePoint-bibliotheek staat op een centrale plek en gaat gewoon door.

Opslagruimte per gebruiker en per site

OneDrive biedt standaard 1 TB opslag per gebruiker binnen zakelijke Microsoft 365-abonnementen.

SharePoint werkt met een tenantpool. Elke organisatie start met 1 TB basisopslag plus 10 GB per aangeschafte licentie. Eén afzonderlijke site groeit door tot maximaal 25 TB.

Een bedrijf met 50 licenties beschikt daardoor over 1,5 TB gedeelde SharePoint-opslag plus 50 TB persoonlijke OneDrive-opslag. Die verhouding verklaart waarom bedrijfsarchieven doordacht ingericht horen te worden, in plaats van weggeschreven op willekeurige persoonlijke accounts.

Wanneer gebruik je OneDrive?

Gebruik OneDrive voor bestanden die nog niet gedeeld hoeven te worden:

• Concepten die nog niet klaar zijn voor collega’s.
• Persoonlijke notities en aantekeningen uit vergaderingen.
• Downloads en tijdelijke werkbestanden.
• Documenten die alleen de eigenaar aangaan, zoals een eigen urenoverzicht.

Bestanden in privé-chats in Microsoft Teams komen eveneens in OneDrive terecht. Deel je een bestand één-op-één in een chat, dan slaat Teams dat bestand op in de map “Microsoft Teams-chatbestanden” van de afzender.

Wanneer gebruik je SharePoint?

Gebruik SharePoint voor documenten die belangrijk zijn voor teams:

• Klantdossiers waar meerdere collega’s aan werken.
• Procedures, handleidingen en kwaliteitsdocumentatie.
• Projectmappen met een looptijd langer dan één persoon.
• Contracten, offertes en facturen die de organisatie moet bewaren.

SharePoint biedt geavanceerde functies die OneDrive niet levert: metadata voor het terugvinden van documenten, versiebeheer op bibliotheekniveau, goedkeuringsworkflows en retention policies. Wat het platform verder mogelijk maakt, staat beschreven in het artikel over de vraag wat SharePoint is.

Hoe Microsoft Teams beide diensten aan elkaar knoopt

Microsoft Teams gebruikt beide diensten tegelijk, zonder dat medewerkers dat merken. Twee regels bepalen de opslaglocatie:

• Bestanden in een kanaal komen in de gekoppelde SharePoint-site.
• Bestanden in een privé-chat komen in de OneDrive van de afzender.

Teams, SharePoint en OneDrive vormen samen de digitale werkplek. Teams levert de communicatie, SharePoint levert de opslag en het versiebeheer, OneDrive levert de persoonlijke ruimte. Hoe die koppeling technisch tot stand komt, leggen we uit in het artikel over SharePoint koppelen aan Teams.

Kan OneDrive SharePoint vervangen?

OneDrive vervangt SharePoint niet binnen een organisatie met meerdere medewerkers. Drie functies ontbreken in OneDrive:

• Metadata en documentbibliotheken voor gestructureerd terugvinden.
• Governance-opties voor bewaartermijnen en compliance.
• Eigenaarschap op organisatieniveau, waardoor documenten blijven bestaan.

Een zzp’er komt met OneDrive alleen ver genoeg. Zodra twee of meer mensen aan hetzelfde dossier werken, ontstaat versieverwarring en dubbele opslag. Dat is het moment waarop een teamsite meerwaarde levert.

Wat gebeurt er met bestanden bij vertrek van een medewerker?

Bij verwijdering van een gebruikersaccount wordt de OneDrive van die medewerker standaard na 30 dagen verwijderd. Beheerders verlengen die termijn of dragen de bestanden binnen die periode over aan een collega.

SharePoint-bestanden blijven bestaan, ongeacht personeelswisselingen. De organisatie blijft eigenaar, de site blijft actief en de machtigingen bepalen wie toegang houdt.

Deze regel maakt de verdeling tussen beide diensten tot een continuïteitsvraagstuk in plaats van een voorkeurskwestie. Bewaar bedrijfskritische documenten in SharePoint, als verlies bij een vertrek onacceptabel is.

Het tijdig intrekken van accounts en het overdragen van bestanden bij in- en uitdiensttreding hoort tot de vaste taken binnen Microsoft 365 beheer.

Vuistregel voor de dagelijkse praktijk

Stel bij elk nieuw document één vraag: raakt dit bestand een collega? Luidt het antwoord ja, dan hoort het bestand in SharePoint, ook als het document nog niet af is. Luidt het antwoord nee, dan volstaat OneDrive.

Die regel werkt alleen bij een sitestructuur waarin medewerkers de juiste bibliotheek binnen twee klikken vinden. Ontbreekt die structuur, dan valt iedereen terug op de eigen OneDrive omdat dat sneller voelt. Het inrichten van beide omgevingen, inclusief machtigingsmodel en bewaarbeleid, verzorgen wij via SharePoint & OneDrive optimalisatie.