Wat is het verschil tussen Teams en SharePoint?
Het verschil tussen Teams en SharePoint is dat Microsoft Teams de plek is waar je communiceert en samenwerkt, terwijl SharePoint de documenten daarachter opslaat en beheert. Teams en SharePoint zijn geen concurrenten, maar twee lagen van dezelfde Microsoft 365-omgeving. Teams is de voorkant voor gesprekken en samenwerking. SharePoint is de opslaglaag voor je bestanden. Deze pagina legt het verschil uit, laat zien hoe Teams en SharePoint samenwerken en waar OneDrive in past.
Is Teams hetzelfde als SharePoint?
Teams is niet hetzelfde als SharePoint, maar draait er wel bovenop. Microsoft Teams is een interface voor communicatie en samenwerking in kanalen. SharePoint is het achterliggende documentmanagementsysteem dat de bestanden bewaart. Elke keer dat je in Teams een document opent via het tabblad Bestanden, staat dat bestand in werkelijkheid in SharePoint. Teams is dus dynamisch en gericht op het gesprek, SharePoint is gestructureerd en gericht op opslag.
Wat doet Microsoft Teams?
Microsoft Teams is de communicatiehub voor realtime samenwerking binnen je organisatie. In Teams chat je, bel je en houd je vergaderingen, gebundeld per kanaal voor een specifiek onderwerp of project. Teams is ideaal voor ad-hoc overleg en snelle coördinatie tussen collega’s, waar je vroeger een e-mail voor stuurde. Je deelt bestanden rechtstreeks in een kanaal, zodat iedereen in het team er direct bij kan. Daarnaast integreert Teams met andere Microsoft-applicaties zoals Planner en OneNote. Wil je Teams goed inrichten met de juiste kanalen en machtigingen, dan verzorgen wij de Microsoft Teams implementatie van begin tot eind.
Wat doet SharePoint?
SharePoint is ontworpen voor documentbeheer en kennisdeling binnen een organisatie. SharePoint regelt versiebeheer en toegangsrechten voor al je documenten, zodat je altijd terug kunt naar eerdere versies. Via SharePoint-sites bouw je een gestructureerde omgeving met team sites voor afdelingen en communicatiesites voor de hele organisatie. Het voordeel van SharePoint is dat informatie centraal, terugvindbaar en veilig staat, ook als een medewerker de organisatie verlaat. Hoe je zo’n omgeving opbouwt, lees je in ons artikel over SharePoint inrichten.
Hoe werken SharePoint en Teams samen?
SharePoint en Teams vullen elkaar naadloos aan in Microsoft 365. Bij het aanmaken van een nieuw team maakt Microsoft automatisch een gekoppelde SharePoint-site aan, met een eigen documentbibliotheek. Elk document dat je in een teamkanaal deelt, wordt opgeslagen in die bijbehorende SharePoint-site. Zo werkt elke teamsite op de achtergrond samen met het kanaal in Teams. SharePoint zorgt daarbij voor versiebeheer en toegangscontrole, terwijl jij in de Teams-interface blijft werken. Je voegt zelfs SharePoint-lijsten als tabblad toe aan een kanaal, zodat data en gesprek op één plek samenkomen. Zo deel je bestanden in Teams, zonder je druk te maken over waar ze precies staan.
Waar past OneDrive in dit plaatje?
OneDrive is de persoonlijke opslag voor je eigen werkbestanden. Bestanden in OneDrive zijn privé, tenzij je ze bewust deelt met specifieke personen. Het verschil tussen OneDrive en Teams is dat OneDrive voor jouw individuele concepten is, terwijl Teams en SharePoint voor gedeelde documenten van een groep mensen zijn. Let op één ding: OneDrive-bestanden zijn na 30 dagen na vertrek van een medewerker niet meer toegankelijk. Belangrijke documenten horen daarom in SharePoint, niet in een persoonlijke OneDrive. Voor de juiste balans tussen beide kijken bedrijven naar onze SharePoint en OneDrive optimalisatie.
Wanneer gebruik je SharePoint en wanneer Teams?
De vuistregel is simpel: Teams voor het gesprek, SharePoint voor het document. Deze verdeling houdt je omgeving overzichtelijk:
- Gebruik Teams voor chat, vergaderingen en dagelijkse samenwerking in kanalen.
- Gebruik SharePoint voor het opslaan, structureren en beheren van bestanden.
- Gebruik OneDrive voor je eigen concepten en persoonlijke werkbestanden.
In de praktijk merk je het onderscheid nauwelijks, omdat Teams de bestanden gewoon uit SharePoint haalt. De verdeling telt vooral bij het inrichten: een goede structuur bepaalt of je team over een jaar nog alles terugvindt.
Een praktisch voorbeeld: de marketingafdeling bespreekt een nieuwe campagne in een Teams-kanaal. De concepten en planningen delen ze daar, maar de definitieve merkdocumenten en contracten staan gestructureerd in een SharePoint-site. Persoonlijke schetsen bewaart een medewerker in de eigen OneDrive. Zo houdt elke afdeling het gesprek, de gedeelde documenten en de persoonlijke bestanden netjes gescheiden.
Wat zijn de nadelen van SharePoint?
Het grootste nadeel van SharePoint is dat een slechte inrichting net zoveel chaos oplevert als losse mappen op een server. SharePoint biedt uitgebreide mappenstructuren en veel opties, waardoor een team zonder duidelijke keuzes verdwaalt. Zonder versiebeheer-afspraken en heldere toegangsrechten ontstaat alsnog wildgroei. Een doordachte inrichting en goed documentbeheer in SharePoint nemen dat nadeel weg. Precies daar komen wij binnen.
Zo zetten wij Teams en SharePoint samen op
Teams en SharePoint leveren pas rendement op bij een omgeving die klopt. Wij regelen de complete inrichting en het beheer, zodat jij er geen tijd aan kwijt bent.
- We ontwerpen een logische structuur met SharePoint-sites, teams en rechten.
- We koppelen Teams aan de juiste SharePoint-sites voor directe samenwerking.
- We zetten OneDrive, SharePoint en Teams zo neer dat iedereen weet wat waar hoort.
- We trainen je team en nemen het dagelijkse beheer uit handen.
Meer over wat SharePoint je oplevert, lees je op onze pagina over de voordelen van SharePoint. Voor het doorlopende beheer van Microsoft 365 blijven wij daarna je vaste aanspreekpunt. Geen losse IT-partijen, geen onduidelijke instellingen. Eén partij die het regelt.
Teams en SharePoint slim inzetten?
Kies je voor The Spidermonkeys? Dan kies je voor een Microsoft 365-omgeving waarin Teams, SharePoint en OneDrive elkaar versterken in plaats van door elkaar lopen. Doe je niets? Dan blijf je zoeken naar bestanden en twijfelen waar iets hoort te staan. Wij zorgen dat het gewoon werkt, zonder gedoe voor je medewerkers.
Neem contact op en we zetten Teams en SharePoint samen goed neer.
